Microsofti ERP tarkvara tundub nagu midagi, mis võiks sobida pigem väga suurtele ettevõtetele ja mille kasutusele võtmine ja kasutamine on väga kulukas.

Siin postituses ma natuke kirjeldan, kuidas ma hakkasin kasutama Dynamics 365 Business Centralit oma ettevõttes, mis on pigem mikroettevõte, kui isegi väikeettevõte.

Ettevõttest: 2 töötajat, umbes 4-5 projektipõhist koostööpartnerit, kes osutuvad teenust, umbes 10-15 klienti, kellele on vaja iga kuu arved saata ja nende laekumist jälgida ning iga kuu umbes 10-20 ostuarvet.

Ettevõtte osutab klientidele Dynamics 365 Business Centrali arendamist -ja juurutamisteenust ehk siis tegemist on üsna tavapärase ärimudeliga, kus osutatakse teenust ja kus on kliendid, projektid jms.

Miks Business Central?

Varem kasutas ettevõte töö organiseerimiseks ja kulunud aja mõõtmiseks Toggl’t ning arvete tegemiseks ja raamatupidamiseks E-Arveldajat. See kombinatsioon toimis hästi kuni sinna maani, kus ärimudel muutus ja ühele või kahele suuremale agentuurile allhanke tegemise asemel tulid oma kliendid.

See ärimudeli muudatus tõi kaasa mõned uued nõudmised tarkvarale. Näiteks üks põhiline vajaduse muutus oli see, et klientidele oli vaja nähtavaks teha kuidagi nende projektid ja projekti tööde staatus ja selleks sobis hästi Jira. Aga E-arveldajal puudub projekti ja projektitöö mõiste ja seega sinna Jirat integreerida ei saa kuidagi mõistlikult.

Veel tekkis vajadus näiteks erinevate kliendipõhiste hinnakirjade järgi, mõõta erinevate inimeste tehtud töid ja neid klientidele arveldada ja pärast arveldatud töödest tulemustasu arvutada, vajadus igakuiste litsentsitasude automaatseks arveldamiseks, enda uute tabelite lisamine ERP’i vajadusel ja mis peamine – kõikide nende tegevuste automatiseerimine läbi API ja kõikidele andmetele vaba ligipääs läbi API või läbi Power BI.

Pannes kõik need nõudmised kokku, siis väga palju valikuid kohalikest tarkvaradest sõelale ei jää ja tulebki mingit suuremat ERP’i vaadata.

Business Centrali kasuks rääkisid soodne hind – antud ettevõttes on vaja ühte litsentsi, mis maksab ~60 eurot kuus ja muid kulusid ei kaasne ja see, et on olemas know-how kuidas Business Centralit tööle panna ja edasi arendada. Samuti saab Business Centralisse kutsuda välise raamatupidaja ilma litsentsitasuta.

Ärinõudmised

• Müügiarvete väljastamine klientidele
• Ostuarvete sisestamine
• Projektid ja projektitööd
• Projektitööde arveldamine kliendile
• Projektide automaatne integratsioon Jirast
• Müügiarvele iga rida eraldi tegija kohta koos töö tegija dimensiooniga hilisema analüüsi/tulemustasu arvutamise jaoks
• Igakuised automaatsed arved litsentside eest klientidele
• Kliendipõhised hinnakirjad
• Võimalus luua enda tabeleid ja integratsioone
• Võimalus tarbida andmeid Power BI’s
• Käibemaksu deklareerimine Maksuametile
• Pangaväljavõtte import, maksefaili eksport (tulevikus võiks olla automaatne liidestus panka)

Seda nimekirja vaadates tundub, et Business Central suudab kõiki neid nõudmisi ilma probleemideta lahendada. Küll mõnes asjad vajavad võib olla natuke arendamist või valmis äppide kasutusele võtmist ja kindlasti vajab Business Central ka käima panemist nagu iga teine ERP.

Kuidas sobib Business Centrali standard funktsionaalsus väga väikesele ettevõttele praktikas?

Business Central sobib hästi väga väikesele ettevõttele.

Enamus neist ärinõuetest on võimalik saavutada standard lahenduses ilma midagi arendamata või muutmata.

Vaja on seadistada oma kontoplaan ja konteerimise reeglid ja võib hakata arveid väljastama ja ostuarveid sisse võtma.

Korduvate müügiarvete ridade jaoks saab kasutada “Recurring Sales Lines” funktsionaalsust, kus iga kliendi litsentsid on eraldi kirjeldatud ja lähevad otse litsentside tulu kontole:

Seejärel saab teha kliendile hinnakirja vastavalt temaga sõlmitud kokkulepetele:

Uut arvet tehes on litsentsid arvel olemas:

Kindlasti on seadistamistöid veel, aga kõikide seadistuste tegemisele kuluv aeg ei olnud väga suur, umbes 8-16 tundi.

Mida peab arendama juurde?

Standard Business Centralist ei ole Eesti käibemaksu deklaratsiooni vormi. Seda saab osta osana Eesti lokalisatsioonist, aga kuna mul peale käibemaksudeklaratsioni Eesti lokalisatsioonist midagi muud vaja ei olnud, siis otsustasin ise endale käibemaksu deklaratsiooni ehitada.

Lisasin juurde võimaluse määrata igale käibemaksu reale millisesse EMTA kasti ta minema peab:

Ning nüüd saan ilusti kasti kaupa ülevaate sellest, mida ma EMTA’sse deklareerima pean:

See käibemaksu äpp on ka siin avalikult saadaval: https://github.com/nocubicles/BC_EMTA_KM_DEKLAR

Praegu ta ainult annab põhi deklari andmed, aga tulevikus lisan sinna juurde veel .csv faili üles laadimiseks koos A ja B osadega.

Samuti üks põhi nõudmine oli Jiraga integratsioon ja selle jaoks olen ma juba varem ehitanud äpi, mis seda kõike võimaldab ja uuesti kirjeldama ei hakka. Seda on näha siit vanemast postitusest ja videost: https://youtu.be/Y0uUsBXPBMU

Kokkuvõtteks

Business Centralit saab kasutada küll väga väikeses ettevõttes, aga selleks peab kindlasti põhjus olema. Hea põhjus on see, et kõik äritegevused saaksid olla ühes kohas ja ei peaks mitut erinevat tarkvara kasutama. Samuti kui soovitakse tarkvara kohandada ja arendada vastavalt oma vajadustele, tahetakse saada kõigile andmetele ligi läbi API jms.

Kui teil on ka huvi Business Centrali kasutamise vastu, siis võtke ühendust minuga villem@integrated.ee